Riconoscere i canali della comunicazione interna aziendale
Quando parliamo di comunicazione aziendale, raccontiamo due metà della stessa mela: quella della comunicazione interna e quella della comunicazione esterna. E queste due metà sono essenziali per qualsiasi azienda o organizzazione per raggiungere gli obiettivi pianificati.
In questo articolo voglio affrontare un aspetto della comunicazione interna aziendale (spesso considerato non rilevante): la scelta dei canali di comunicazione.
E come sempre il nostro primo punto di riferimento è la nostra audience (personas ben distinte che hanno caratteristiche, bisogni ed esigenze in parte differenti e in parti simili). Ci stiamo rivolgendo a un gruppo specifico di pubblico che comprende i dipendenti, i dirigenti, i manager, gli azionisti, stakeholder in genere, ecc. e, quindi, è fondamentale comprendere i vari tipi di comunicazione da adottare, gli strumenti che funzionano e che vogliamo utilizzare, il tono e lo stile del messaggio da trasmettere.
Oltre a questo, è importante trovare e utilizzare canali appropriati per la distribuzione dei messaggi. E questo punto non è assolutamente da sottovalutare per rendere efficace (o più efficace) la comunicazione interna della nostra azienda. In sintesi, parliamo di alcuni dei canali più utili per la distribuzione dei messaggi all’interno dell’organizzazione.
“… è importante trovare e utilizzare canali appropriati per la distribuzione dei messaggi.”
Qui di seguito una lista dei canali principali divisi per macrocategorie, per comprendere meglio quale canale scegliere e come utilizzarlo al meglio:
Materiali stampati
I materiali stampati, tra cui calendari da scrivania, riviste, poster, diari, kit di strumenti di comunicazione, newsletter o magazine stampati, sono un primo riferimento di comunicazione interna. Sono molto efficaci se progettati in modo accattivante, in grado di definire messaggi chiari e rispondere a obiettivi specifici. In base al budget a disposizione, la qualità di tali comunicazioni e del loro contenuto dovrebbe essere garantita anche per una durata più lunga o desiderata del materiale (contenuti di qualità).
PRO —> Questo tipo di materiali sfruttano i sensi più legati all’emozione e sono in grado di generare vicinanza, attenzione e memorabiltà.
Device elettronici e digitali
Il canale oggi più utilizzato è come ci si può aspettare è quello digitale. I motivi che ne stanno alla base sono molteplici e molto convincenti: velocità di impostazione, immediatezza dell’invio e della ricezione sia in maniera sincrona sia in maniera asincrona, possibilità di integrazione con altri canali, possibilità di fruizione multi-device e facilità di test.
Infatti se parliamo di strumenti, possiamo considerare non solo quelli più scontati e utilizzati (email, intranet, videoconferenze, chat), ma anche quelli legati alle informazioni (blog, social media, newsletter, news) e quelli di supporto (instant messaging, totem interattivi, schermi e tv). Tutti strumenti e device che hanno caratteristiche proprie e che veicolano i contenuti e i messaggi secondo regole e procedure differenti e che necessitano quindi spesso una direzione aziendale chiara e precisa (inserita nella maggior parte dei casi in piani di comunicazione editoriali strutturati).
Ricordo il valore della comunicazione video, che sta diventando sempre più uno strumento importante per le comunicazioni interne in azienda (a prescindere dai supporti con cui viene trasmesso).
PRO —> La scelta di questi strumenti è legata alla velocità, alla diffusione immediata, all’interazione e alle comunicazioni multidirezionali (azienda – dipendenti – stakeholder)
Spazi fisici
Utilizzando lo spazio e gli ambienti di lavoro, il messaggio può essere consegnato in modo efficace e rafforzare concetti legati all’azienda, ai suoi valori e ai suoi obiettivi. Se l’ufficio dispone di bacheca, schermi, proiettori, decalcomanie per finestre o qualsiasi altro accessorio, le informazioni raggiungono tutti coloro che si trovano a passare e a vivere quelle aree. Generalmente questi spazi sono utilizzati per la campagne di sensibilizzazione interna, ma anche per le comunicazioni legate al brand e alla condivisione di informazioni.
PRO —> Sfruttano il meccanismo visivo di associazione dei messaggi (in stile adv e outdoor), il passaggio frequente genera ricordo e assimilazione.
Inter personale
Nei canali di comunicazione riveste un punto focale la conversazione faccia a faccia, cioè quella interpersonale. Qui si può consegnare il messaggio a una persona o direttamente a un gruppo di persone. La presenza fisica dei dipendenti è molto importante durante la consegna delle informazioni considerate prioritarie per l’azienda e il nostro business In questo metodo si possono utilizzare canali “vis a vis” come riunioni uno-a-uno (one-to-one), riunioni di gruppo (one-to-many / many-to-many), briefing, eventi, tavole rotonde, orientamenti, workshop, ecc.
PRO —> Questi canali sono utili per lavorare su comunicazioni importanti e rilevanti sia per i singoli sia per le persone; comunicazioni dove il grado di interesse e attenzione deve essere elevato e dove il messaggio deve essere in qualche modo anche un’esperienza “personale”, che gli interlocutori vivono in prima persona e calano su di sè.
Ok, ma come selezioniamo il canale giusto per la comunicazione interna aziendale?
In generale consideriamo quattro fattori importanti nella scelta del canale più appropriato per le nostra comunicazione interna in azienda.
- Caratteristiche del pubblico.
Capiamo chi abbiamo di fronte. Se comprendiamo i nostri interlocutori possiamo entrare in contatto con loro per far recepire meglio il nostro messaggio. A chi ci rivolgiamo? Qual è la loro posizione in azienda? Sono interlocutori primari, secondari o decisori rispetto al messaggio? Accedono facilmente alle informazioni oppure ci sono barriere che non ne consentono la fruizione diretta? - Disponibilità dei canali.
È altamente prioritario pianificare un messaggio, secondo i canali a disposizione all’interno dell’organizzazione. In questo contesto, è rilevante comprendere quali siano i canali esistenti e i nuovi canali da introdurre in azienda per le comunicazioni interne. - Tipologia di contenuti.
Durante la selezione di un canale, occorre fare molta attenzione ai contenuti. Se si tratta di una questione relativa alla discussione sulla promozione dei dipendenti, la discussione sulla donazione personale, il faccia a faccia potrebbe essere il mezzo migliore. Ma se si tratta di dinamiche lavorative, di vision o di campagne di sensibilizzazione l’azienda potrebbe optare per metodi interpersonali collettivi e comunicazioni immediate e frequenti. Essenziale è di sicuro comprendere il contesto del messaggio. - Tempo e necessità.
La consegna del messaggio deve avvenire secondo tempo e secondo necessità. Se il messaggio è molto urgente, bisogna scegliere un metodo facile e veloce per una migliore diffusione (e comprensione)
Secondo questi quattro elementi appena elencati, i professionisti delle aziende impegnati nella comunicazione interna (o anche i fornitori, le agenzie e i consulenti coinvolti) devono selezionare i canali di distribuzione del messaggio all’interno dell’organizzazione.
Deve essere preparato un piano annuale per la comunicazione interna in azienda secondo le esigenze di comunicazione dell’azienda/organizzazione (macro piano) e un piano di dettaglio (micro piano) da stilare ogni mese in modo da presidiare tutti i territori di comunicazione con contenuti di qualità e assolutamente ingaggianti.
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